Ferramentas de gestão para fazer o tempo render mais
Há cerca de 20 anos que trabalho online na área da gestão e escrita de conteúdos e sei bem que sem ferramentas de gestão adequadas, é muito fácil perder tempo sem produzir o suficiente. Confirme como pode contornar esse problema...
Ao longo dos anos, deparei-me, por algumas vezes, com dificuldades na gestão das diversas tarefas que tinha em mãos nas funções que fui tendo como jornalista, gestora de conteúdos e web copywriter.
Enquanto fui profissional freelancer, aceitei todos os trabalhos que apareciam. Em certos momentos, tornava-se difícil controlar tudo e entregar projetos na hora certa.
Todavia, o contacto com diversas empresas tecnológicas trouxe-me o conhecimento de ferramentas de gestão que facilitam muito o trabalho de quem se move pelos meandros da Internet - e também por outras áreas!
Vou, por isso, partilhar consigo algumas das coisas que aprendi neste âmbito ao longo da experiência de 20 anos a trabalhar online.
Para que servem as ferramentas de gestão?
Como já referi acima, as ferramentas de gestão são uma forma de agilizar processos e de ajudar a organizar o trabalho diário. E podem ser aplicadas ao universo online e offline.
O seu uso depende muito do tipo de objetivos que se pretendem cumprir, bem como do tipo de dinâmicas que se quer gerir.
Mas, independentemente disso, o foco é sempre na produtividade, com a expetativa de que ajudem a aumentar a eficiência e a fluidez de processos.
Estamos, essencialmente, a falar de técnicas e/ou modelos que podem ser aplicados em todas as fases e processos na rotina das empresas ou do trabalho de um profissional independente. Destinam-se a ter maior controle sobre o negócio, com vista a melhorar os resultados de desempenho e a facilitar os fluxos laborais.
De uma forma simplista, podemos dividir este tipo de ferramentas naquelas que são as áreas fundamentais de um qualquer negócio e que passam pela Gestão Estratégica, pela Gestão de Qualidade, pela Coordenação de Equipas e pela Gestão de Comunicação.
Falarei de seguida sobre cada um destes vetores...
Gestão Estratégica
Os chamados sistemas de informação gerenciais ou SIG entram nesta área da Gestão Estratégica. Estes sistemas lidam com informação que reporta às interações entre pessoas, procedimentos e tecnologias no seio de um mesmo ambiente ou empresa.
O objetivo dos SIG é armazenar, tratar e analisar a informação, de modo a retirar dados para apoiar uma tomada de decisão mais ágil. Além disso, também visam apoiar a dinâmica de processos internos, designadamente quanto ao planeamento e à organização.
Gestão de Qualidade
No domínio da qualidade, há ferramentas de gestão que são essenciais para acompanhar processos, produtos e serviços, com vista a aferir eventuais defeitos ou falhas.
Através da análise estatística desde dados, é possível retirar informações fulcrais para melhorar a qualidade da empresa, nomeadamente para reduzir erros ou atrasos desnecessários.
Coordenação de Equipas
Há ainda ferramentas de gestão focadas no trabalho desenvolvido pelas equipas, com o intuito de avaliar o desempenho individual e global. A ideia é, muitas vezes, encontrar padrões de comportamento que permitam tirar ilações para melhorar a dinâmica de trabalho.
As ferramentas de Recursos Humanos podem ser muito diferentes conforme o tipo de empresa analisado.
Em termos de projetos e de rotinas de trabalho diárias, tenho usado o Trello em várias empresas com que colaborei como uma plataforma que ajuda a organizar diferentes tarefas. Além disso, permite anexar fotos e documentos, bem como deixar comentários, pelo que pode ser utilizada para gerir um projeto onde várias pessoas têm de intervir.
Gestão de Comunicação
No âmbito da comunicação e do marketing, há uma série de técnicas e de modelos que são usados para alinhavar estratégias, para as implementar e para analisar os resultados obtidos.
O Google Analytics é uma destas ferramentas, sendo muito valorizado pelos relatórios personalizados que gera, analisando diversos aspetos fundamentais em termos de marketing, de comunicação e até de vendas.
Há ainda plataformas como o Slack que são usadas em termos de comunicação interna. Esta espécie de chat inclui também a possibilidade de fazer chamadas em vídeo e a interação entre equipas, bem como a partilha de documentos e fotografias.
Para lá destas abordagens esquematizadas em termos de áreas de funcionamento de uma empresa, há outras técnicas ou tecnologias que são fundamentais no universo dos negócios - seja ele online ou offline.
Vamos falar dessas ferramentas já de seguida...
Exemplos de ferramentas de gestão empresarial
Muitas vezes, as empresas recorrem a ferramentas de gestão para responder a necessidades do momento, sem olharem para "a fotografia" toda. Essa é a abordagem do desenrascanço.
Mas a melhor forma de entrar neste mundo da eficiência, é escolhendo técnicas ou modelos que contribuam para todo o negócio. Assim, vamos abordar algumas das ferramentas mais utilizadas pelas empresas...
Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA reporta-se às iniciais de Plan (Planear), Do (Fazear), Check (Verificar) e Action (Agir). Trata-se de um método de planeamento que permite a organização de todo o tipo de processos. O conceito passa por definir o planeamento nas seguintes fases distintas:
- Identificação do problema
- Definição de Metas
- Análise da situação
- Análise do processo
- Alinhavar plano de Ação
- Agir ou implementar o plano.
O recurso a este tipo de técnica ajuda a melhorar continuamente os processos, uma vez que permite verificar cada etapa realizada.
Business Model Canvas
O Business Model Canvas ou, simplesmente, Canvas, como é mais referido, é outra ferramenta de gestão muito útil que pode ser usada no processo de criação de uma empresa, de uma loja online ou para estruturar um qualquer projeto.
Este método ajuda a visualizar os pilares estratégicos, pondo os empreendedores a fazerem as perguntas certas de modo a estruturarem o seu modelo de negócios. Inclui os seguintes itens fundamentais:
- Proposta de valor
- Segmento de clientes
- Canais
- Relacionamento com clientes
- Atividades principais
- Recursos principais
- Parcerias fundamentais
- Fontes de receita
- Custos
Na Internet, há plataformas que permitem criar um Canvas de forma rápida e fácil, compondo um mapa visual que mostra os principais pilares do negócio.
Plano de Negócios
O Plano de Negócios surge na sequência do Canvas, mas deve ser encarado como um documento mais exaustivo que pode, por exemplo, ser utilizado para atrair possíveis investidores, para obter apoios públicos e até para atrair grandes clientes.
Também pode ser apenas para consumo interno, como uma espécie de guião detalhado que deve contar com os diversos departamentos de uma empresa para a sua elaboração, incluindo a componente financeira e a sua viabilidade económica.
É um plano detalhado, mas que deve ser de fácil leitura, com linguagem clara e perspetivas concretas.
Também é preciso que tenha um aspeto profissional para dar uma boa impressão da própria empresa.
Por outro lado, deve realçar a qualidade dos recursos humanos da empresa ou das pessoas envolvidas no negócio, bem como destacar as suas vantagens competitivas e as necessidades de mercado que vai suprir.
Mas também é importante que o Plano de Negócios inclua os riscos associados, além de integrar estimativas realistas quanto ao potencial do mercado e da própria empresa e dos seus produtos/serviços.
Anexar uma revisão crítica ao documento pode valorizá-lo e contribuir para o credibilizar.
Mapas Mentais
Outra ferramenta de gestão que pode ajudar muito a dinâmica de trabalho são os chamados mapas mentais. Há várias plataformas online que permitem criá-los de forma rápida e fácil como o XMind ou o MindMup.
Estes diagramas ou organogramas permitem organizar a informação de forma visual a partir de um conceito central. Desse ponto nevrálgico são criadas várias ligações com uma interconexão entre elementos.
Além de facilitar a transmissão de ideias, os mind maps podem ajudar no processo de brainstorming, despoletando o aparecimento de soluções inovadoras para resolver problemas.
Além disso, permitem a visualização imediata e simples de conceitos que podem, por vezes, ser complexos.
Análise SWOT
SWOT são as iniciais de Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Esta técnica de análise debruça-se sobre as realidades interna e externa de uma empresa de modo a poder alinhavar uma estratégia clara para melhorar o desempenho no mercado.
As Forças respeitam à própria empresa, às suas mais-valias e pontos fortes, à sua vantagem competitiva sobre a concorrência.
Nas Fraquezas é preciso fazer um autodiagnóstico para entender o que é preciso melhorar e quais são os pontos fracos da empresa relativamente aos concorrentes.
Já as Oportunidades respeitam às condições externas que podem facilitar a vida da empresa, tenham elas a ver com o mercado em si, com fatores sociais, económicos e políticos ou com decisões governamentais, entre outros fatores.
As ameaças, por outro lado, referem-se a obstáculos no futuro da empresa, especialmente em termos económico-financeiros, de legislação ou quanto aos próprios concorrentes.
A partir da análise destes quatro patamares é possível fazer um diagnóstico detalhado e, a partir daí, definir uma gestão estratégica.
KPIs
Os KPIs ou Key Performance Indicators (Indicadores Chave de Performance) são utilizados para aferir dos resultados obtidos com as estratégias alinhavadas. São muito usados em planos de marketing digital, mas podem ser aplicados noutros contextos.
No fundo, os KPIs são as métricas que devem ser definidas antes de implementar qualquer estratégia, para depois concluirmos se surtiu o efeito desejado.
Estes indicadores precisam de ser objetivos e mensuráveis de modo a podermos verificar com certezas se foram cumpridos.
Podem referir-se à taxa de rejeição de um site, à percentagem de novas vendas ou de lucros ou até ao grau de engajamento com as redes sociais, mas precisam sempre de incluir um número para aferir da sua concretização.
Planilha 5W2H
O planeamento estratégico melhora muito com a planilha 5W2H, uma metodologia que tem como ponto de partida um problema para resolver ou um objetivo a atingir, incluindo as ações nesse sentido, bem como outros dados fundamentais para a sua concretização.
5W2H respeita às iniciais em inglês What (o quê), Who (quem), When (quando), Where (onde), Why (porquê), How (como) e How Much (quanto) ou How Many (quantos).
Portanto, a planilha 5W2H é uma espécie de cronograma de ações para concretizar, com a inclusão de quem será responsável por cada uma, quando será realizada, onde, com que objetivo, de que forma e quanto vai custar ou que tipo de recursos vai implicar.
É um instrumento muito útil que pode ser aplicado em empresas de qualquer dimensão ou até em projetos de empresários individuais.
Orçamento Base Zero (OBZ)
Esta metodologia é excelente para evitar que o orçamento previsto esteja desalinhado da estratégia a implementar. O principal detalhe que caracteriza o Orçamento Base Zero (OBZ) é que parte de um valor zero, como o nome indica, sem considerar o histórico da empresa.
Assim, os resultados de exercícios anteriores são ignorados, pelo que é preciso analisar cada item ao detalhe, das Receitas aos Custos, passando por Despesas e Investimentos. Isto permite identificar com maior clareza o peso e a real necessidade de cada item no orçamento.
É uma ótima forma de reavaliar gastos e de identificar despesas supérfluas, o que permite eliminar o que é menos importante, libertando verbas para investir onde mais interessa.
Por outro lado, exige maior tempo de preparação, o que pode ser um problema sem recursos humanos suficientes.
CRM (Customer Relationship Management)
Uma ferramenta de CRM ou Customer Relationship Management é fundamental para gerir contactos e interações, tanto com os clientes como com os colaboradores da própria empresa e com os fornecedores.
Este tipo de sistema ajuda as equipas de vendas a automatizarem certos processos, bem como a acompanhar o desempenho da própria equipa. Através de um bom CRM pode, por exemplo, perceber qual é a melhor altura para contactar um cliente, o que lhe deve dizer e de que forma deve falar com ele.
É uma forma de poupar tempo na recolha de informações preciosas sobre os clientes, já que o sistema agrega de forma automática os dados de que precisa, entre outras virtudes.
Aproveite para perceber melhor o que é CRM e para que serve.
Em conclusão...
Agora que descobriu ferramentas de gestão que podem contribuir para melhorar a produtividade e a eficiência do seu negócio, só tem de fazer uma autoanálise para descobrir quais são as melhores para o seu caso. Eu já uso algumas delas para ganhar tempo e dinheiro!
