Como implementar o Balanced Scorecard na sua empresa

Descubra o que é o Balanced Scorecard e como o implementar na sua empresa de modo a definir prioridades e objetivos, para afinar a sua estratégia de negócio.

O Balanced Scorecard é um modelo estratégico que vem sendo usado desde os anos de 1980 por milhares de organizações, em diferentes setores de atividade. Também é um dos conceitos obrigatórios em quase todas as formações da área da gestão e dos negócios.

Contudo, apesar de ser muito conhecido no âmbito empresarial, o conceito continua a levantar dúvidas e a motivar interpretações erradas. Assim, este texto é uma espécie de miniguia sobre o que é o Balanced Scorecard e como o implementar para acrescentar valor ao seu negócio.

O que é o Balanced Scorecard

Na tradução para Português, Balanced Scorecard significa algo como Indicadores Balanceados de Desempenho. Portanto, é uma metodologia de medição e de gestão que permite às empresas criarem métricas internas, ou seja, objetivos e formas de os medir. 

Essa possibilidade visa sempre melhorar os processos e os resultados do negócio nos vários níveis essenciais da sua realidade.

Mas podemos focar esses níveis em quatro áreas fundamentais que são, habitualmente, os critérios de performance que integram qualquer modelo de Balanced Scorecard. Essas áreas são as seguintes:

• Finanças - as métricas, neste campo, podem ser, por exemplo, o cash flow, as vendas e as receitas.
• Clientes - aqui estão em causa as percentagens de vendas de novos produtos e os tempos de entrega, entre outros.
• Processos Internos - nesta área, é preciso medir coisas como os custos das unidades, os tempos de ciclo e as taxas de erro.
• Aprendizagem e Crescimento - algumas métricas possívels, neste campo, são o nível de engajamento dos colaboradores, as taxas de retenção de talentos e o aumento das competências das equipas de trabalho.

Vantagens do Balanced Scorecard

A implementação deste tipo de modelo estrutural estratégico pode trazer várias vantagens às empresas. Em primeiro lugar, permite alinhar a visão com a estratégia.

Assim, o primeiro grande benefício passa por valorizar as atividades e os processos que são os principais motores do sucesso do negócio. 

Nesse sentido, o modelo permite atribuir métricas concretas e mensuráveis a cada uma das áreas mencionadas acima - Finanças, Clientes, Processos e Crescimento.

Portanto, aumenta também a responsabilidade das equipas, pois os procedimentos e os objetivos tornam-se mais visíveis e mais claros. Assim, não há margem para desculpas, nem para fugir ao que é preciso fazer.

Deste modo, o Balance Scorecard também ajuda a comunicar a estratégia da organização a todas as partes interessadas - por exemplo, transmitindo as ideias de forma muito clara e óbvia. "Estamos a fazer isto porque nos vai ajudar a conseguir isto na perspetiva do Cliente" - esta é a lógica do modelo estrutural.

Mas em última instância, a grande mais-valia do Balanced Scorecard é que força as empresas a focarem-se naquilo que é mesmo essencial.

Depois da criação de um Balanced Scorecard, a empresa pode usá-lo para fins como os seguintes:

• Melhorar e atualizar a estratégia de negócio
• Relacionar objetivos estratégicos com metas de longo prazo e orçamentos anuais
• Acompanhar os elementos essenciais da estratégia de negócios
• Incorporar medidas estratégicas no processo de alocação de recursos
• Facilitar a mudança da organização
• Comparar a performance de diversas unidades do negócio
• Perceber melhor a visão e a estratégia de toda a empresa.

Importância da estratégia empresarial

O uso de um modelo de Balanced Scorecard é especialmente útil no âmbito do planeamento estratégico, pois acaba por funcionar como um guia de ação para as operações fundamentais de uma empresa.

Neste sentido, o modelo pode ser implementado a partir de duas estratégias de planeamento distintas:

• Tipos de objetivos

Esta abordagem permite categorizar as atividades de uma empresa independentemente das quatro perspetivas gerais que já mencionamos acima (ou seja, Finanças, Clientes, Processos Internos e Crescimento).

Portanto, as Áreas de Foco não estão necessariamente e diretamente relacionadas com aquelas 4 perspetivas. Assim, podem-se misturar e combinar vários objetivos, bem como agregá-los conforme for mais útil e lógico considerando a empresa e a sua estratégia global.

• Áreas Mais Importantes

Neste caso, a metodologia assenta em orientar todo o plano estratégico da empresa em torno das quatro áreas mais importantes de um qualquer negócio. Portanto, estamos a falar de Finanças, Clientes, Processos Internos e Crescimento.

Assim, cada um destes tópicos vai surgir como uma Área de Foco no Balanced Scorecard, adicionando-se Objetivos, Projetos e Indicadores de Performance a cada uma delas.

Este tipo de abordagem tem como vantagem a simplicidade e, portanto, permite um entendimento muito claro do que é preciso fazer, bem como das metas a alcançar.

Objetivos e KPIs são fundamentais

Contudo, independentemente do tipo de abordagem que se possa assumir, o mais importante é definir os objetivos a alcançar, bem como os KPIs, ou seja os Key Performance Indicators (isto é, os Indicadores Chave de Performance).

Os KPIs são essenciais para medir com precisão se os objetivos estão a ser alcançados. Portanto, são as medidas do sucesso - ou do insucesso - da estratégia.

Assim, se é essencial ter bem presentes os objetivos a conquistar, também é necessário saber muito bem como os vamos medir.

Porém, importa igualmente definir os projetos ou as ações específicas a concretizar para atingir aqueles objetivos. 

Aproveite para ler Como definir objetivos nos negócios (e ser micro ambicioso)

Independentemente das áreas em causa e da estratégia global da empresa, é preciso alinhavar metas para cada uma delas. Assim, mesmo que os lucros sejam o grande objetivo e, portanto, que o foco esteja todo nas Finanças da empresa, é urgente alinhar objetivos para as outras áreas. 

Repare que uma empresa é como um organismo vivo, onde todos os setores contribuem para o sucesso geral. Portanto, o Balanced Scorecard tem de ser encarado como um processo e não como um quadro fechado, com categorias e conceitos abstratos.

Neste sentido, deve seguir uma progressão linear em direção ao cumprimento do objetivo maior do negócio. É como uma escala de prioridades que deve seguir uma lógica, pois todos os setores de uma empresa estão interrelacionados. 

Assim, se aumentar os lucros é o objetivo no topo da pirâmide, é essencial alinhavar todo o processo desde a base para conseguir atingir aquela meta última.

Desvantagens do Balanced Scorecard

Contudo, apesar de tudo isto, é preciso sublinhar que o Balanced Scorecard também tem o seu leque de críticos. Assim, algumas das lacunas apontadas a esta metodologia são as seguintes:

• Demora muito tempo a implementar em toda a organização
• Difícil que todos os colaboradores o percebam e, portanto, nunca tem sucesso pleno
• Demasiado rígido, pois não abarca mudanças no cenário de negócios
• Muito focado nas medidas financeiras
• Não contabiliza (ou quase ignora) os fatores externos e a concorrência.

Apesar destes reparos, o Balanced Scorecard é uma ferramenta que pode trazer benefícios às empresas. Mas, para isso, é preciso que seja implementado da melhor forma.

Passo a passo de como implementar o Balanced Scorecard 

Agora que já percebeu o que é um Balanced Scorecard e para que serve, é altura de entender melhor como fazer para o implementar na prática. Portanto, vamos apresentar de seguida os sete passos essenciais nesse sentido...

1. Defina a sua estratégia

Aproveite a estratégia atual da sua empresa ou crie uma se ainda não tem para dar o primeiro passo neste processo. Essa estratégia pode ser a um ano, a seis meses ou a três meses, conforme a prática da sua empresa ou o tipo de negócio e de setor onde atue. Mas é essencial que tenha um prazo temporal associado.

Lembre-se que o Balanced Scorecard não é um plano estratégico, mas simplesmente uma moldura para esse plano. Assim, é uma forma de tornar esse plano mais executável.

2. Obtenha a adesão dos principais líderes da empresa

É essencial envolver os principais líderes da empresa dos diversos setores no "desenho" do Balanced Scorecard, pois isso assegura que o processo é pensado da melhor forma. Aliás, implicá-los na metodologia desde o início é a garantia de sucesso para a sua implementação.

Repare que sem a intervenção destes líderes, será impossível concretizar o que quer que seja. Só o mero facto de sentirem que é uma obrigação imposta pelas chefias pode deitar tudo por terra! Assim, levá-los a participar no processo é também uma forma de os responsabilizar.

Por outro lado, cada líder conhece bem o seu setor de intervenção, portanto pode apresentar insights preciosos com influência na estratégia final.

3. Elabore um alinhamento estratégico para toda a organização

Mas para lá do envolvimento dos principais líderes, é também fundamental envolver todos os colaboradores no processo. Pois é preciso que se sintam capacitados e responsabilizados para darem o seu melhor em prol das metas definidas. No fundo, trata-se de responsabilizar todos e cada um pelo plano traçado.

Assim, é preciso que além do planeamento global, haja um mapeamento estratégico em cada departamento ou setor. Os objetivos globais serão os mesmos, mas cada equipa será responsável por cumprir a sua parte. 

Portanto, trata-se de tornar essa responsabilidade evidente e clara, de modo que cada peça da engrenagem perceba qual é a sua função para que a máquina funcione melhor.

Leia ainda O que é workflow (como fazer e porquê)

4. Assegure que as medidas previstas acrescentam valor

Não tenha medo de definir medidas básicas, pois são essas que podem levar a grandes e importantes mudanças no futuro da empresa. 

Muitas vezes, tentam-se florear medidas elaboradas que acabam por ser percebidas como demasiado complexas. Assim, acabam por perder-se pelo peso que envolvem. Portanto, manter as coisas simples pode surtir melhores resultados.

É importante definir medidas concretas e fáceis de medir. Só assim será possível aferir se suscitam de facto mais-valias ao negócio.

5. Use incentivos para fomentar a concretização do plano

É importante que os colaboradores vistam a camisola para cumprir as metas do Balanced Scorecard. Mas por muito bom que seja o espírito de equipa da sua empresa e por muito que tenha funcionários empenhados, deve pensar em implementar um sistema de incentivos.

Assim, alinhar as medidas com um plano de incentivos pode ser o grande segredo para a concretização do plano. Se os colaboradores olharem para o Balanced Scorecard como um caminho para o seu próprio sucesso pessoal, é muito provável que se apliquem mais no processo.

6. Garanta uma boa comunicação em todas as áreas e fases do plano

As pessoas tendem a ser resistentes à mudança. Portanto, quando tentar implementar um Balanced Scorecard na sua empresa, é importante que leve a cabo um trabalho de formação e informação internos.

Repare que um bom alinhamento estratégico exige sempre um sistema de comunicação irrepreensível. Assim, deve investir em apresentações ao vivo, em vídeos explicativos ou em brochuras com informação clara. 

Os seus colaboradores devem perceber, sem sombra de dúvidas, o que está em causa.

7. Aposte num software específico

O processo de organização pode revelar-se complicado, especialmente em casos mais complexos. Assim, será interessante recorrer a um software de Balanced Scorecard ou de planeamento estratégico.

Há várias soluções no mercado, maioritariamente pagas, que permitem gerir todo o processo de forma mais fácil e ágil. Alguns desses softwares são os seguintes:

• BSC Designer 
• Office Timeline
• Corporater

Principais desafios do planeamento estratégico

Este processo pode parecer a alguns uma simples forma burocrática de pôr no papel uma série de conceitos bonitos, mas que, no fim de contas, são impraticáveis. 

Na verdade, se o planeamento estratégico for abordado dessa forma, não passará disso mesmo, de mera filosofia empresarial! Portanto, esse será um dos primeiros desafios.

Assim, é importante pensar na estrutura de um Balanced Scorecard como apenas uma moldura que se deve e pode formatar de acordo com as características e necessidades do nosso negócio. Deste modo, pensar nas 4 perspetivas gerais - Finanças, Clientes, Processos e Crescimento - como campos e áreas estanques e separadas é péssima ideia.

O Balanced Scorecard não é a junção de várias perspetivas distintas, mas antes um processo que segue uma linha, de baixo para cima, rumo ao grande objetivo final.

Portanto, a capacidade de a sua empresa crescer e aprender vai determinar se será mais ou menos capaz de gerir os processos internos. E quanto mais esses processos melhorarem, mais satisfeitos vão ficando os clientes, além de haver uma redução de custos. Portanto, essa "caminhada" levará à melhoria dos lucros da empresa.

Assim, é importante que perceba o Balanced Scorecard como as várias camadas de uma pirâmide. Só quando a pirâmide é construída na perfeição, se pode alcançar o sucesso - de contrário, o risco é que se desmorone.

Em conclusão...

E então? Está a gostar da forma como o Balanced Scorecard soa importante numa estratégia empresarial? Na verdade, esta metodologia é uma nova abordagem de medição de desempenho nas organizações, colocando a estratégia e a visão no centro do processo.

Assim, estabelece objetivos e define medidas no sentido de levar as pessoas a cumprirem o que é a visão e a estratégia globais. Ao combinar as diversas perspetivas - Finanças, Clientes, Processos e Crescimento -, os gestores conseguem insights melhorados para tomar decisões e encontrar soluções para os problemas.

Deste modo, o Balanced Scorecard coloca as empresas a olharem e a avançarem sempre em frente, em vez de andarem para trás.