O que é workflow (como fazer e porquê)?

Já ouviu falar disto, mas percebeu pouco do assunto? Descubra o que é o workflow e como pode pôr em prática uma estratégia para favorecer o seu negócio.

O termo workflow faz parte da dinâmica das organizações modernas. Está relacionado com a automatização de processos na rotina das empresas, através da imposição de regras e procedimentos pré-determinados.

O grande objetivo é acelerar passos e tornar o trabalho mais eficiente, aumentando a produtividade e a rentabilidade do negócio.

As tecnologias de informação (TI) vieram dar um grande empurrão a esta estratégia que assenta na ideia de agilizar o trabalho.

Workflow: significado em português

A palavra workflow significa em Português, literalmente, fluxo de trabalho. Estamos, assim, a falar de um conjunto de procedimentos que permitem atingir um dado objetivo.

Esta abordagem pode ser usada a nível empresarial, mas também para organizar a vida pessoal.

Em termos da sua implementação, pode ser aplicada de várias formas, seja de modo linear ou incluindo diferentes ramos, prevendo múltiplos cenários, por exemplo.

Tipos de fluxos de trabalho

O conceito de workflow está patente nas mais recentes tendências de gestão de negócios. Contudo, é mais do que uma abordagem isolada, surgindo antes como uma componente de uma estratégia mais global denominada Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio) ou BPM.

O BPM permite a automação de processos e a organização em mapas de informações relevantes. A partir desses mapas, os gestores podem traçar planos de ação com vista à melhoria dos procedimentos e ao aumento da eficiência.

Há, essencialmente, cinco abordagens ou tipos de fluxos de trabalho que passamos a elencar de seguida:

• Ad hoc - é um processo manual e simples que pode ser alterado conforme as normas estipuladas ou as necessidades.
• Administrativo - refere-se à organização mais burocrática de uma empresa e às suas tarefas, com a informação alinhada de modo mais rígido.
• Produtivo - reporta-se aos processos e é mais complexo, podendo ter intervenção humana ou ser totalmente automatizado.
• Colaborativo - está relacionado com à colaboração entre departamentos numa empresa, por exemplo, com vista a atingir um objetivo comum.
• Transacional - alinha tarefas partilhadas por unidades/departamentos distintos de modo a tornar o processo mais eficiente.

Descubra como criar um fluxo de trabalho eficiente em 5 passos básicos

Workflow vs processo

O conceito de workflow pode ser confundido com a ideia de processo, mas embora estejam relacionados são coisas bem distintas.

O processo reporta-se às atividades e tarefas que se realizam numa determinada organização de uma forma lógica, seguindo um alinhamento prévio e com o intuito de atingir um certo propósito.

Ora, o workflow é a abordagem que permite melhorar todos os processos dessa organização, sendo mais abrangente e visando a melhoria como um todo. Assim, pode fazer pontes entre processos e entre unidades, de modo a atingir mais facilmente os objetivos pretendidos.

Trata-se de promover um planeamento sistemático e controlado, interrelacionando a cultura de uma empresa com os sistemas de TI e promovendo a comunicação total entre departamentos e áreas.

O fim é a otimização do trabalho com a redução de problemas e, logo, de custos, e com o aumento da produtividade e, logo, dos lucros.

Exemplo de workflow 

Passamos a apresentar um exemplo simples de um fluxo de trabalho que pode ser estabelecido no domínio do marketing digital para a escrita de um conteúdo para um blogue...

Como fica claro, este é um exemplo básico, só para entender como funciona um workflow. Em termos práticos e na dinâmica de uma empresa, a abordagem pode assumir contornos mais complexos. Todavia, já dá para entender o que está em causa.

Principais vantagens dos fluxos de trabalho

Já deu para perceber, de forma genérica, quais são as vantagens de implementar fluxos de trabalho na rotina diária das organizações ou até da nossa vida pessoal. Contudo, vamos detalhar de seguida os principais benefícios desta abordagem:

• Facilita a gestão de tarefas
• Reduz os custos (por exemplo, com menos erros e menos desperdícios de materiais e de tempo)
• Aumenta a eficiência e a produtividade
• Melhora a transparência das empresas
• Simplifica a comunicação e a colaboração entre as equipas de trabalho
• Promove maior qualidade nos processos
• Ajuda a fidelizar clientes.

Software para criar fluxograma

Alinhavar um fluxo de trabalho à mão ou no Word, pode ser um grande desafio - e muito demorado! A boa notícia é que há vários softwares que podem ajudar os gestores neste processo e alguns são gratuitos.

Basta uma breve pesquisa no Google para encontrar diversas ferramentas que podem ajudar a montar um workflow. Quanto melhor for a composição do fluxograma, mais fácil será implementar um processo eficiente e acompanhar a sua execução.

Na hora de escolher o melhor software, procure saber se cumpre alguns requisitos essenciais para retirar dele todos os ganhos que pretende.

A possibilidade de acesso remoto online é fundamental, tanto mais nestes tempos de pandemia. Deste modo, o worfklow poderá ser consultado em qualquer local e a qualquer momento, o que facilitará muito a rotina.

Por outro lado, um software de workflow deve permitir a partilha fácil do trabalho feito em colaboração. Assim, agiliza-se a troca de ideias e de sugestões sem ser necessário combinar agendas e perder tempo a marcar reuniões.

Além disso, deve ser possível adaptar as funcionalidades e a escala do workflow em função das necessidades.  

Outro ponto essencial num software para fluxograma é a compatibilidade com dispositivos móveis. Deve poder ser editado até em smartphones para agilizar procedimentos.

As atualizações constantes, sem a necessidade de pagar por novas funcionalidades, é outro requisito chave. 

Por fim, é muito importante que o software seja fácil de utilizar, sem apresentar grandes complicações, caso contrário vai atrapalhar mais do que ajudar!

Concluindo...

Agora que já percebeu o que é workflow e como se processa, é tempo de pôr mãos à obra para melhorar os resultados da sua empresa.