Como melhorar a comunicação empresarial? 5 dicas essenciais

A comunicação empresarial é fundamental para o sucesso no mundo dos negócios atual. Mas não sabe como melhorar a sua comunicação empresarial? Aproveite as nossas dicas.

Perceber a importância da comunicação empresarial pode ser determinante para o sucesso de uma empresa. A forma como se realiza a comunicação corporativa pode fazer toda a diferença no âmbito do desempenho e da produtividade.

Assim, vamos ajudar a perceber melhor este processo, com dicas de como melhorar as competências de comunicação da sua empresa...

O que é a comunicação empresarial?

A comunicação empresarial tem duas vertentes fundamentais. Assim, por um lado é a partilha de informações entre pessoas dentro de uma mesma empresa ou organização com o intuito de beneficiar a estratégia dessa entidade.

Mas, por outro lado, é a divulgação de informação para o exterior da empresa, por exemplo, para divulgar produtos e/ou serviços.

Deste modo, estamos perante dois pilares essenciais que podem definir o sucesso de uma organização, pois afetam os níveis mais importantes da sua realidade.

Assim, a implementação de práticas de comunicação empresarial traz vantagens de longo prazo. O segredo está em aplicar métodos consistentes em todos os patamares da organização, pois é importante evitar lacunas e falhas de informação.

Tipos de comunicação corporativa

A comunicação corporativa ou empresarial surge em diferentes formas e não tem apenas a ver com a forma como se fala. A comunicação numa qualquer entidade, na sociedade atual, faz-se através de meios e canais muito distintos, tanto online como offline.

Mas, em termos gerais, podemos falar em quatro tipos de comunicação empresarial:

• Comunicação Verbal - é a passagem de mensagens através da voz e do discurso falado, como, por exemplo, em reuniões, telefonemas ou conversas face a face.
• Comunicação Visual - é o uso de imagens ou gráficos para fazer passar uma ideia, como, por exemplo, infografias, vídeos ou mapas.
• Comunicação Não Verbal - é o comportamento e as atitudes que transmitem informações muito específicas, como, por exemplo, os gestos, a roupa e as expressões faciais.
• Comunicação Escrita - é o que partilhamos em formato de texto através da Internet ou de meios físicos, como, por exemplo, emails, cartas ou relatórios.

Contudo, independentemente do canal ou meio utilizado, é importante que haja consistência como já foi referido. Assim, independentemente do meio e da forma de comunicação, a mensagem deve ter sempre o mesmo tom e ser clara. Repare que é preciso evitar equívocos ou mal-entendidos a todo o custo!

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Porque é a comunicação empresarial importante?

A comunicação no mundo dos negócios é fundamental para transmitir as mensagens desejadas sobre estratégia, branding e serviço ao cliente. Se isto não for feito de forma clara, o resultado será catastrófico.

Assim, em termos internos, a comunicação corporativa é importante para criar harmonia entre colaboradores e gestores. Mas também ajuda a promover o trabalho de equipa e, portanto, a colocar todos a remar para o mesmo lado.

Veja que os seus colaboradores só podem contribuir para o sucesso da empresa se perceberem claramente a estratégia e o que é preciso fazer.

Mas, por outro lado, em termos externos, uma marca ou empresa precisa de transmitir uma mensagem sólida e eficaz para o seu público-alvo.

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Deste modo, é evidente que a comunicação é vital para a reputação e para a produtividade de uma qualquer entidade. 

Vantagens de uma boa comunicação corporativa

Vamos agora ver as principais vantagens de implementar uma boa estratégia de comunicação numa empresa ou organização. Os benefícios são óbvios e vão ficar bem claros com a infografia que se segue e as explicações posteriores...

1. Aumenta a produtividade

Uma comunicação empresarial eficiente ajuda a melhorar a atmosfera no local do trabalho. Portanto, contribui para fortalecer as equipas e, logo, para aumentar a produtividade.

Quando a comunicação é positiva, os colaboradores sentem-se mais motivados e trabalham melhor em conjunto. Assim, o trabalho torna-se mais fácil, num ambiente menos tenso. Assim, as vantagens neste âmbito são óbvias.

2. Reduz conflitos e equívocos

Um dos mais importantes vetores da comunicação é a capacidade de ouvir e de compreender plenamente todas as situações. 

Portanto, os bons comunicadores ouvem os demais e pensam antes de falarem. Assim, conseguem ter reações adequadas e encontrar as melhores soluções sem criarem fricção no seio das equipas.

E quando os conflitos aparecem, os problemas podem ser abordados e resolvidos de imediato.

Além disso, uma boa comunicação corporativa reduz as possibilidades de mal-entendidos ou equívocos entre colaboradores.

3. Melhora o serviço ao cliente

Uma comunicação eficiente com os clientes, por exemplo, respondendo a perguntas e apresentando soluções, é essencial para a reputação do negócio. Além disso, ajuda a fortalecer a sua confiança e a lealdade para com a marca e/ou empresa.

A forma como as marcas comunicam é determinante para criar uma relação forte com os seus clientes. Portanto, é um vetor fundamental do negócio.

4. Ajuda a atingir objetivos

O sucesso de um negócio depende da clara perceção dos objetivos a alcançar. Assim, quando os seus colaboradores sabem o que têm de fazer para alcançar as metas definidas, é mais fácil focarem-se nisso. Portanto, será também mais fácil atingir esses objetivos.

Repare que isso também é importante para os manter motivados, pois entendem qual é o seu papel no seio da organização. Desse modo também se estará a reforçar a lealdade deles para com a empresa, bem como a impedir a fuga de talentos.

5. Promove a inovação

A partilha de ideias, numa boa troca de comunicação, é incentivadora da inovação, pois fomenta a criatividade. Quando há uma boa base comunicativa, existe também maior confiança e os colaboradores sentem-se mais aptos a arriscarem na descoberta de novas soluções.

Este tipo de abordagem permite promover novas ideias e formas únicas de responder às necessidades dos clientes.

6. Favorece o sucesso individual

Uma comunicação corporativa eficiente não é só positiva para os objetivos da empresa, pois também pode ajudar às metas individuais dos trabalhadores. Isto deve-se ao facto de permitir eliminar as supresas e os imprevistos, fortalecendo o compromisso dos funcionários com as metas globais.

Assim, os colaboradores também conseguem atingir de forma mais fácil os seus próprios objetivos, uma vez que conseguem cumprir as tarefas que lhes são confiadas.

Desse modo, uma boa comunicação empresarial favorece as promoções e abre novas oportunidades de progressão na carreira para os trabalhadores mais produtivos.

5 dicas para melhorar a comunicação empresarial

Só há uma forma de melhorar a comunicação corporativa e é com a prática e o empenho. Assim, nesse sentido, vamos deixar de seguida algumas dicas para o conseguir...

Aprender a ouvir

Não se pode comunicar bem, seja a nível empresarial, seja a nível pessoal, sem saber ouvir. Assim, aprenda a ouvir os demais, focando-se naquilo que dizem e na forma como o fazem para entender melhor as suas posições.

Será também boa ideia usar linguagem corporal e expressões faciais adequados para manifestar que está a prestar atenção, pois ninguém gosta de falar para o boneco!

Melhorar a memória de rostos e nomes

Uma boa comunicação pode depender da sua capacidade de se lembrar dos nomes das pessoas com quem trabalha. Dessa forma conseguirá ligar-se melhor aos seus colaboradores.

Assim, procure melhorar a sua memória dos rostos e dos nomes, por exemplo, descobrindo dados curiosos sobre cada trabalhador ou criando notas mentais ou mesmo escritas. Há também a tática das mnemónicas que pode ser ótima para recordar o que não se quer esquecer.

Fazer formação

Em algumas situações pode justificar-se fazer um curso ou uma formação em comunicação para aperfeiçoar as competências. Há também cursos online que podem ajudar a desenvolver as suas competências nesta área.

Mas uma boa alternativa pode passar por organizar um workshop de comunicação na sua própria empresa. Assim, conseguirá melhorar as capacidades das equipas de trabalho no seu todo, o que terá efeitos positivos.

Participar em seminários motivacionais

O coaching está na moda e não é à toa! As pessoas que se dedicam a esta atividade organizam muitos seminários motivacionais, onde pode ver in loco a forma como eles comunicam. Aproveite para tomar notas e aprender uma coisa ou outra sobre comunicação positiva!

Depois disso, pode aplicar as técnicas que aprender nas suas reuniões de trabalho, em apresentações ou em encontros com clientes.

Usar a tecnologia

Não há mal nenhum em aproveitar as tecnologias atuais para tornar a comunicação mais rápida e eficaz. Assim, pode apostar em utilizar plataformas partilhadas pelas equipas de trabalho para agilizar processos, mas também em integrar softwares de colaboração.

Além disso, ferramentas tradicionais como o email ou apps de trocas de mensagens, por exemplo, continuam a ser importantes para facilitar a comunicação.

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Em resumo...

Como vê, há várias formas de melhorar a sua comunicação corporativa. E algumas delas são bem simples, exigindo apenas algum foco e empenho. 

Esperamos que as nossas dicas de como melhorar a comunicação empresarial ajudem a chegar às estratégias mais adequadas para a sua empresa. Saber comunicar, para dentro e para fora, é um indicador essencial para o sucesso nos negócios. Está pronto para isso?