Como fazer um bom briefing? Dicas para garantir resultados no seu negócio

Saber como fazer um bom briefing é determinante para garantir que aquele projeto de sonho que é tão importante chega a bom porto, e exatamente como desejávamos. Venha daí descobrir como passar por esse processo com resultados garantidos para o seu negócio...

O briefing é um instrumento essencial na rotina diária das empresas mais eficientes, sejam elas de que setor forem. Esse tipo de documento pode ser essencial para que o resultado final de um projeto seja exatamente aquele que se esperava.

Portanto, um mau briefing pode ser a receita para a tragédia! Mas como fazer um bom briefing? E o que é isso afinal?

Continue a ler para saber tudo.

O que é um briefing

Um briefing é um documento de comunicação que serve para ligar uma empresa e os fornecedores de serviços a que recorre. Assim, a empresa deve apontar o que é que quer alcançar com um determinado projeto, qual é o objetivo, bem como o tempo de execução e os recursos alocados.

Neste sentido, um bom briefing deve ter as seguintes características:

• Fácil de entender por toda a equipa (portanto, é bom evitar o jargão técnico)
• Deve seguir uma ordem lógica
• Informação deve ser concisa, mas completa
• Clarificar bem os objetivos a alcançar.

Tipos de briefing

Mas o bom "desenho" de um briefing também depende do tipo de documento e dos planos que estão a ser projetados. Portanto, do tipo briefing que estiver em causa.

Assim, os principais tipos de briefings são os seguintes:

• Briefing de Negócios - centra-se nos objetivos a alcançar, bem como na comparação entre a situação atual e passada.
• Briefing de Marketing - deve resumir a informação sobre uma campanha de Marketing a realizar.
• Briefing de Publicidade - nesse caso, é preciso apontar os detalhes para a realização de uma campanha publicitária.
• Briefing Criativo - pode resultar do Briefing de Publicidade e, portanto, incluirá os detalhes visuais da campanha, incluindo o design gráfico, os formatos e style guides.

O que incluir num bom briefing?

O tipo de briefing vai, obviamente, determinar o tipo de conteúdo a incluir. Contudo, há vários elementos gerais e comuns que devem aparecer em todo o tipo de briefings. Vamos falar deles já de seguida.

1. Objetivos

O que é que a campanha ou projeto pretende alcançar? Quais são as metas a atingir? A resposta a essas perguntas deve ser clara e mensurável.

Assim, devem usar-se KPIs ou Key Performance Indicators (Indicadores de Performance) para conseguir avaliar o sucesso do projeto.

2. Público-Alvo

A quem se destina o projeto? Quem é que queremos atingir? A resposta a essas perguntas é fundamental para definir o tipo de ações a realizar, bem como o tom da comunicação e o tipo de canais que serão utilizados para passar a mensagem.

3. Apresentação da Empresa

Esta componente é especialmente importante no primeiro contacto entre uma empresa e um fornecedor de serviços. Veja que é preciso transmitir os valores e a história da empresa, pois sem isso, o fornecedor poderá ter dificuldades em interpretar a nossa filosofia.

4. Requisitos do Projeto

Quais são os principais critérios a cumprir nesse projeto? O que é que deve ter? Que aspetos devem ser salientados ou salvaguardados? É preciso vincar o que se pretende sem rodeios, nem hesitações, pois a falta de clareza pode dar espaço a imaginações indesejadas, bem como a lacunas inesperadas.

5. Exigências Legais ou Restrições

Esse ponto é fundamental em certas áreas, como, por exemplo, no setor da saúde, onde há critérios legais que é preciso cumprir. Assim, devem sublinhar-se as Leis, bem como as restrições que é preciso cumprir para evitar equívocos - e problemas!

6. Orçamento

Os gastos previstos para o projeto têm de ficar devidamente anotados no briefing. Preto no branco! É um passo essencial para não criar falsas expetativas, nem mal-entendidos.

7. Prazo

O deadline ou prazo limite para o cumprimento do projeto é tão crucial como o orçamento. Pois, desse modo, todos os envolvidos sabem o que esperar e que tempo lhes sobra para completarem o desafio.

Mas também se devem apontar metas de médio e curto prazo, definindo, por exemplo, prazos de entrega intermédios. Desse modo, será sempre possível ir entregando trabalho, o que vai agradar ao cliente.

Aproveite para ler O que é workflow (como fazer e porquê)?

Porque é importante fazer um bom briefing?

Há vários benefícios que resultam de um bom briefing sempre que se inicia um novo projeto ou uma qualquer operação numa empresa. Aliás, já fomos referenciando alguns deles. Contudo, vamos agora resumir as principais razões por que vale a pena investir num bom briefing:

• Poupa tempo e dinheiro
• Assegura maior produtividade e eficiência
• Trabalho flui melhor, com menos dúvidas e problemas
• Há menos falhas nos processos criativos e operacionais
• Melhora a relação entre empresa e cliente
• Garante bons resultados de negócio.

Softwares para briefing

Mas nesse processo de organização, há alguns softwares para fazer briefing que podem ser de grande auxílio. São, assim, uma ótima forma de organizar as ideias e o melhor é que alguns são grátis.

Espreite as seguintes plataformas que automatizam processos e gestos no âmbito da gestão de projetos:

• Function Point - plataforma de gestão de projetos com vários tipos de modelos para se ajustarem às necessidades. É uma opção paga, mas tem uma versão de demonstração.
• CoSchedule - essa plataforma está vocacionada para campanhas de marketing e permite a colaboração entre elementos da equipa. Também é paga, mas pode-se experimentar, de forma grátis, durante 14 dias.
• Casual - é uma plataforma de visualização de processos que inclui vários modelos de briefing para gestão de projetos. É mais uma opção paga, mas com possibilidade de teste grátis.
• ClickUp - ferramenta de gestão de projetos que permite organizar e acompanhar a progressão dos objetivos definidos, bem como a colaboração entre elementos da mesma equipa. Pode ser usada de forma grátis, mas com funcionalidades limitadas em relação à versão paga.

Em conclusão…

Ao entender como fazer um bom briefing, bem como que elementos integrar nesse tipo de documento, está a dar-se um passo decisivo no planeamento estratégico e assertivo de uma empresa. É também uma garantia de que o projeto que tem em mãos vai correr melhor. Até porque assegura que estão todos alinhados pelos mesmos objetivos e preparados para agarrar os frutos do sucesso na linha da meta.